Las organizaciones se
gastan una fortuna en licencias cada año y muchas veces no tienen implementados
los mecanismos de gestión adecuados para garantizar que 1) sólo tienen instalado
software legal y 2) sólo se han comprado e instalado las licencias necesarias.
Por tanto, la gestión de
las licencias de software ha de servir para garantizar que se mantiene un
número óptimo de licencias para apoyar los requerimientos del negocio y que el
número de licencias en propiedad es suficiente para cubrir el software
instalado en uso.
La primera fase para
implementar una gestión de licencias de software consiste en realizar una
auditoría con el objetivo de conocer:
- ¿Qué licencias hemos comprado y a qué contratos van asociadas?. Podemos tener licencias de todo tipo: licencias numeradas, concurrentes, asociadas a Enterprise Agreements (EA), OEM, de evaluación, free…
- ¿Cuánto nos están costando?
- ¿Qué instancias de software tenemos instaladas?
- ¿Quién está usando este software?
- Y si realmente lo está usando, ¿es necesario?
Para responder a las dos
primeras preguntas sería muy bueno disponer de una herramienta de gestión de
activos que permitiera a la organización gestionar de forma adecuada todo el
ciclo de vida de los mismos. Si no es así, habrá que recurrir a un inventario
manual. Para responder a las tres últimas, es necesario utilizar una herramienta
de auditoría de software que realice el inventario de todo el software
existente en los equipos.
Una vez respondidas las
preguntas anteriores, es necesaria una segunda fase de análisis en la que
comparemos el número de instancias de software instalado con el número de
licencias de propiedad. En caso de que dichas
instancias sean inferiores al número de propiedad, se deberá decidir si existe
la necesidad de mantener o cancelar las licencias, teniendo en cuenta la
posibilidad de ahorrar en costes de mantenimiento innecesario, capacitación y
otros costes.
Cuando las instancias
instaladas sean superiores a las de propiedad, será interesante plantearse la
posibilidad de desinstalar licencias no necesarias o justificadas o, si es
necesario, comprar las licencias que faltan para cumplir con los acuerdos de
licenciamiento. La herramienta de auditoría de software nos puede ayudar a
conocer el uso del software instalado y justificar la desinstalación de
aquellas licencias no usadas.
Por último, en una
tercera fase debemos:
- Implementar los procesos necesarios para gestionar el ciclo de vida del software. Mantener actualizada una línea base de software comprado e instalado mediante la implementación de políticas de usuario y del proceso de gestión de peticiones de servicio que lleven asociada una instalación, retirada o actualización de software.
- Asignar las responsabilidades necesarias para mantener y mejorar dicho proceso.
- Regularmente, analizar si podemos obtener más valor para el negocio a través de la actualización o renovación de productos y licencias.
