Cualquier proyecto
que se desarrolle en cualquier ámbito, no sólo en el de TI, tiene dos momentos cruciales
en su ciclo de vida: la fase de planificación y la fase de implantación. Ambos
aspectos son las dos caras de la misma moneda. Podríamos decir que constituyen
la “teoría” y la “práctica”; por eso, no va a ser posible asegurar su éxito completo
si una de ellas falla.
A la hora de tratar
un proyecto, y siendo generalistas, podemos afirmar que existen dos
posicionamientos o actitudes diferenciadas:
- Prestar especialmente atención a la fase de definición y planificación del proyecto, y confiar en que la fase de implantación sea la consecuencia natural derivada de tal “impulso”, o bien,
- el correcto, considerando ambos aspectos con igual dedicación y cuidado.
El primer
posicionamiento, sin duda, pone en riesgo el proceso de implantación y, en
definitiva, el éxito del proyecto. El segundo de ellos, proporciona mayores
garantías, aunque no por ello, está exento de problemas.
¿Cuáles son,
entonces, los factores que pueden comprometer el éxito de la implantación? Pues
como sucede siempre, no es atribuible a un factor único. No es un fenómeno
unicausal, sino que responde a múltiples causas de diferente naturaleza:
- El propio diseño del proyecto
- El factor humano
Veamos, a
continuación, algunos de los aspectos más significativos que son
representativos de ambas:
- Incorrecta definición del proyecto en general
La definición del
proyecto debe asegurar que se dé respuesta a cuestiones tales como: por
qué se lleva a cabo, quién va a participar, qué va
a hacer cada rol participante, cómo lo va a llevar a cabo, cuándo
lo va a llevar a cabo y qué coste real se prevé que tenga.
Si alguno de estos aspectos no se define correctamente, es probable que durante
la fase de implantación del proyecto sea necesario realizar reajustes para
mantener la rentabilidad.
Consecuencias: en la
mayoría de los casos, estos reajustes se traducirán en recortes temporales que
afectarán a la duración total del proyecto o bien, presupuestarios, que
afectarán a la capacidad y calidad de su ejecución.
- Inadecuada planificación de los recursos necesarios
Los recursos
humanos del proyecto constituyen el principal componente a valorar, no sólo por
su coste implícito, sino también porque son los ejecutores directos de las
tareas previstas, y en consecuencia sintetizan la capacidad de trabajo asignada
al proyecto.
Consecuencias: una
planificación deficiente comportará la sobrecarga de los recursos existentes y
su desmotivación, incrementando el malestar y el riesgo de errores en la
ejecución de las tareas asignadas.
- Ineficacia en la asignación de los roles de mando
Los roles de
responsabilidad durante la fase de implantación y seguimiento del proyecto
deben asignarse a aquellos recursos que tengan las competencias y aptitudes
adecuadas para coordinar y dirigir las actividades de puesta en marcha, y que,
así mismo, tengan la capacidad de gestionar posibles imprevistos que puedan poner
en riesgo el éxito del proyecto.
Consecuencias: la
ineficacia en la asignación de responsabilidades en la fase de implantación y
seguimiento del proyecto conllevará problemas de liderazgo, y comprometerá el
proyecto en su totalidad.
- Pocas habilidades de motivación y dinamización de los recursos: inexistencia de una fase de comunicación efectiva
Para que las
actividades de implantación se desarrollen de forma eficiente, debe existir una
buena comprensión del proyecto por parte de los recursos asignados y colectivos
afectados. Esta comprensión no sólo atañe a especificaciones y/o exigencias
operativas, sino que atañe también a la comprensión de la necesidad y los
beneficios que justifican el proyecto y el esfuerzo requerido.
Consecuencias: la falta
de información y las expectativas frustradas, bloquea el proceso de
comunicación eficaz. Si no se percibe el beneficio del proyecto difícilmente
habrá implicación de los recursos y colaboración para secundar los cambios que
el proceso de implantación conlleve.
- Resistencia “cultural” al cambio
El ser humano es
emoción, y su emoción un estado de ánimo que condiciona su comportamiento y, en
definitiva su capacidad para percibir, comprender y aceptar el cambio. Somos presa de la
costumbre, de los hábitos y de los anclajes en formas de trabajo recurrentes
que nos proporcionan seguridad y confianza.
Consecuencias: como ya se
conoce, el proceso de cambio “cultural” pasa invariablemente por diversas fases:
sorpresa, resistencia, aceptación (racional y emocional), apertura e
integración. No tener en cuenta este proceso “humano” o no tener las
habilidades necesarias para gestionarlo, mermará notablemente sus posibilidades
de éxito, agregando un gran desgaste durante la implantación y posterior
seguimiento.
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