3 principios básicos de la gestión de proyectos

Quizá por el entorno económico donde priman los presupuestos ajustados, o quizá por el aumento del nivel de madurez en la gestión de TI, lo cierto es que cada vez más empresas ponen su foco de atención en la gestión de proyectos.

La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto con el objetivo de satisfacer los requisitos.

Los proyectos se usan a menudo como un medio de lograr el plan estratégico de la organización y son autorizados como resultado de una o más de las consideraciones que muestra la gráfica siguiente :

Por la naturaleza del mismo, no resulta fácil conseguir que un proyecto finalice con los resultados deseados.  Un proyecto es acotado (principio y fin definido), único (siempre habrá una característica que lo diferencie de otros proyectos) y supone incertidumbre.

Por este motivo, la ausencia de una gestión de proyectos adecuada puede generar una serie de contratiempos típicos, como por ejemplo:

•           Desvíos significativos de los proyectos en cuanto a tiempo y coste. Incapacidad de determinar el avance del proyecto o de realizar previsiones precisas.
•           Se inicia el proyecto sin disponer de una definición precisa del mismo.
•           Cambios frecuentes en los objetivos iniciales. A medida que avanza el proyecto aparecen nuevos requisitos no previstos.
•           Dificultad para disponer de los recursos necesarios en el momento preciso.
•           No tratar adecuadamente a personas que tienen influencia sobre el proyecto.

Principales metodologías

Para ayudarte a gestionar correctamente los proyectos, existen multitud de metodologías:

• PMBoK (Project Management Body of Knowledge).
• PRINCE2 (Projects In Controlled Environments).
• ISO 10.006.
• ISO 21500.
• SCRUM.
• Otros...

La realidad es que todas las metodologías tienen sus ventajas y desventajas, siendo necesario identificar cuál se ajusta más a la Organización y al tipo de proyecto.

Los 3 principios de la gestión de proyectos.

Nuestra experiencia nos indica que sea cual sea la metodología que implantes en tu Organización o en un proyecto específico, es necesario que tengas en tu consideración tres puntos básicos :

1) Entender el contexto de la Organización (proyecto, programa, porfolio,…) : Para entender como funciona un proyecto, necesitas conocer el proyecto en el contexto de la organización:

•  Cual es la naturaleza del producto.
•  Como se está planificando el trabajo.
• Como se aplicaran los recursos, …

2) Triple restricción (coste, tiempo, alcance): Debes gestionar estas tres variables al inicio de proyecto y en los cambios que surjan en las posteriores etapas ya que influirán en la calidad del proyecto final.

3) Buenas comunicaciones  (personal, interesados, …): Para el éxito del proyecto, resulta fundamental identificar a los interesados y analizar sus niveles de interés, expectativas, importancia e influencia y gestionar adecuadamente: 

• el desempeño del proyecto.
•  las comunicaciones internas y externas al proyecto.
•  las expectativas de los interesados.
•  la información en el momento oportuno y a las personas claves.

Teniendo en cuenta estos tres puntos  básicos y sobretodo aplicando la coherencia y el sentido común puedes anticiparte, en la mayoría de casos, a problemas que podrían influir negativamente en la consecución exitosa de un proyecto.