Tres herramientas para la asignación de responsabilidades

La falta de una asignación formal de tareas está detrás de muchos de los problemas de eficiencia en las organizaciones. Por ello presentamos tres herramientas que permiten gestionar dicha asignación de una forma sencilla.

Si no está claro quién debe realizar una determinada tarea, tarde o temprano aparecen situaciones de duda o de conflicto que acaban teniendo un impacto en la organización. Ante esta situación, cuando surge un problema es frecuente oír frases como: “Es que esto no es cosa mía...”, “A mí nadie me dijo que lo hiciera…” o “Yo pensaba que se encargaba él…”.

La tendencia natural a esquivar los problemas o a dedicarnos a aquello que más nos gusta produce estas situaciones tan perjudiciales para el correcto desarrollo de la operativa diaria.

También es muy importante aclarar que nada tiene que ver la flexibilidad con la falta de asignación de funciones y obligaciones. Una organización o departamento puede ser extremadamente flexible y que todo el mundo en cada momento tenga claro cuáles son sus responsabilidades, simplemente se trata de gestionar adecuadamente estas asignaciones.

Cuando una organización desea solucionar estos problemas puede recurrir a una serie de herramientas, que de forma complementaria, ayudan a la gestión de las funciones y obligaciones del personal:

1. Descripción del puesto de trabajo (Job description):  Muy habitual en el ámbito de recursos humanos, se trata de una lista de tareas generales, funciones y responsabilidades de un determinado cargo. A menudo también incluye a quién debe reportar, y las cualificaciones y habilidades necesarias para el correcto desarrollo de sus funciones. Con esta herramienta se consigue una doble función, por un lado que todo trabajador tenga una visión en alto nivel de qué es lo que se espera de él y de cuáles son sus competencias, y por otro que la organización tenga claro qué es lo que se le puede exigir un determinado perfil. 

2. Matriz de asignación de responsabilidades: Todo proceso / procedimiento organizativo debería estar documentado, y como parte de dicha documentación deberían incluirse aspectos relacionados con la asignación de responsabilidades. Para ello, se suelen utilizar las denominadas matrices de asignación de responsabilidades, entre las que destaca la denominada “RACI”.

El mecanismo es sencillo, en las columnas se representan los diversos implicados, y en las filas las tareas a realizar. Así, para cada actividad se establece qué implicado ostenta los siguientes roles:

• R (Responsible): Encargado/s de la ejecución de la actividad.
• A (Accountable): Responsable final de que la actividad se ejecute adecuadamente (sólo debe haber un "accountable" por actividad).
• C (Consulted): Rol de soporte para la ejecución de la actividad, dispone de información o capacidad necesaria para la ejecución de la actividad.
• I (Informed): Interesado en la ejecución de la actividad que debe ser informado del avance de la misma.

De esta forma se consigue asignar las responsabilidades de cada uno de los implicados. La matriz RACI resulta especialmente útil cuando para la ejecución de un determinado proceso, intervienen diversos grupos de trabajo o áreas organizativas.

3. Tableros visuales: Esta herramienta es especialmente útil cuando exiten grupos de trabajo en entornos muy dinámicos. Por ejemplo, suelen ser muy utilizados en el desarrollo de software. Basados en conceptos de teoría de colas, a simple vista una persona puede comprobar qué actividades tiene asignadas, y el estado de las mismas.

Existe una gran variedad de ejemplos de tableros visuales, un posible modelo podría ser el siguiente: En primer lugar se crea un tablero en forma de matriz con la siguiente información: en forma de columna los tres estados de una actividad (pendiente, en progreso y finalizado), y en las filas se representan las personas implicadas. Se descomponen las actividades de forma que sean sencillas de gestionar, y cada una de ellas se representa en una tarjeta que se irá moviendo por el tablero en función de la persona responsable y del estado de la misma.

Utilizando este tablero como sistema de gestión de actividades es fácil balancear dinámicamente las cargas de trabajo.

                                                                                                                                                                                                             

Existen otras muchas más herramientas para la asignación de responsabilidades, pero tanto por su sencillez y como por el valor que aportan, estas son las más utilizadas.