5 fallos comunes en proyectos de corta duración

Las metodologías de gestión de proyectos presentan las áreas de conocimiento, como los diferentes ámbitos de actuación a la hora de gestionar un proyecto. En especial, se refieren a la triple restricción como las 3 áreas más importantes que estos deben cumplir (coste, alcance y tiempo).

Parece lógico pensar que cuanto más corto es un proyecto, más influirán los pequeños detalles en la consecución general, por ejemplo, no es lo mismo perder un día de trabajo por cualquier tipo de fallo en un proyecto de 1 año que en un proyecto de 1 semana. En este artículo nos centraremos en los fallos asociados a proyectos de corta duración que afectan a la triple restricción.

1.   No se determinaron adecuadamente las necesidades del cliente (Alcance): imaginen un proyecto de un mes en el que en una reunión inicial se pacta el proyecto a realizar, el equipo emplea el tiempo estipulado en hacer el encargo y al cabo de un mes vuelve con el proyecto terminado. Si el resultado esperado por el cliente dista demasiado del trabajo realizado no tenemos un problema de retraso del proyecto, sino un proyecto entero que no es válido. Es por esto que se debe delimitar exactamente el trabajo que se realizará y cerciorarse de que cumplirá con las expectativas del cliente

2.  El equipo trató de hacer demasiado (Alcance): si bien se trata de un fallo aplicable a los diferentes tipos de proyectos, en los de duración corta se puede acentuar de forma crítica. Intentar realizar un proyecto más extenso del que se ha planificado hará que la rentabilidad del mismo sea inferior o incluso negativa. Es por ello que el equipo debe realizar el proyecto de la mejor forma posible, pero sin excederse en las tareas previstas o sin añadir funcionalidades extra no pactadas.

3. Se ha utilizado la metodología de gestión equivocada (Tiempo): Aplicar una excesiva burocracia, documentar en exceso o realizar actividades de gestión muy costosas harán que la gestión del proyecto sea más laboriosa que la propia ejecución.

4.   El proyecto se ha retrasado debido a fallos imprevistos (Tiempo): en proyectos de corta duración se debe actuar rápido ante los imprevistos que surjan. Aprender de errores anteriores, ser proactivos ante las amenazas y dotar de flexibilidad al equipo de trabajo, son características que nos ayudarán a evitar este tipo de fallos.

5.   Muchas causas, una consecuencia (Coste): existen muchas causas por las que un proyecto puede desarrollarse de manera poco eficiente, pero la consecuencia general ya sea directa o indirectamente siempre suele ser la misma, un aumento del coste previsto del proyecto. 

Es cierto que metodologías de gestión predictiva de proyectos como PMBoK o PRINCE sirven perfectamente para gestionar proyectos tanto de pequeño como gran tamaño. No obstante, en proyectos de duración corta se debe tener muy en cuenta que partes de la metodología aplicar y que actividades de gestión realizar, ya que aplicar todo el abanico de acciones abocará nuestro proyecto al fracaso.

Por otra parte, existen las denominadas metodologías de gestión de proyectos ágiles como Scrum. Las principales características de este tipo de frameworks son la reducción de documentación innecesaria, utilización de equipos multidisciplinares y auto-gestionados, enfoque en las necesidades del cliente y su participación en el proyecto, flexibilidad y rápida respuesta ante cambios o problemas. Debido a su enfoque, este tipo de metodologías están siendo muy utilizadas en proyectos de desarrollo de software pero, ¿no se  podrían utilizar en cualquier tipo de proyecto de corta duración?