Gestión de Licencias de Software

Las organizaciones se gastan una fortuna en licencias cada año y muchas veces no tienen implementados los mecanismos de gestión adecuados para garantizar que 1) sólo tienen instalado software legal y 2) sólo se han comprado e instalado las licencias necesarias.

Por tanto, la gestión de las licencias de software ha de servir para garantizar que se mantiene un número óptimo de licencias para apoyar los requerimientos del negocio y que el número de licencias en propiedad es suficiente para cubrir el software instalado en uso.

La primera fase para implementar una gestión de licencias de software consiste en realizar una auditoría con el objetivo de conocer:

• ¿Qué licencias hemos comprado y a qué contratos van asociadas?. Podemos tener licencias de todo tipo: licencias numeradas, concurrentes, asociadas a Enterprise Agreements (EA), OEM, de evaluación, free…
• ¿Cuánto nos están costando?
• ¿Qué instancias de software tenemos instaladas?
• ¿Quién está usando este software?
• Y si realmente lo está usando, ¿es necesario?

Para responder a las dos primeras preguntas sería muy bueno disponer de una herramienta de gestión de activos que permitiera a la organización gestionar de forma adecuada todo el ciclo de vida de los mismos. Si no es así, habrá que recurrir a un inventario manual. Para responder a las tres últimas, es necesario utilizar una herramienta de auditoría de software que realice el inventario de todo el software existente en los equipos.

Una vez respondidas las preguntas anteriores, es necesaria una segunda fase de análisis en la que comparemos el número de instancias de software instalado con el número de licencias de propiedad. En caso de que dichas instancias sean inferiores al número de propiedad, se deberá decidir si existe la necesidad de mantener o cancelar las licencias, teniendo en cuenta la posibilidad de ahorrar en costes de mantenimiento innecesario, capacitación y otros costes.

Cuando las instancias instaladas sean superiores a las de propiedad, será interesante plantearse la posibilidad de desinstalar licencias no necesarias o justificadas o, si es necesario, comprar las licencias que faltan para cumplir con los acuerdos de licenciamiento. La herramienta de auditoría de software nos puede ayudar a conocer el uso del software instalado y justificar la desinstalación de aquellas licencias no usadas.

Por último, en una tercera fase debemos:

• Implementar los procesos necesarios para gestionar el ciclo de vida del software. Mantener actualizada una línea base de software comprado e instalado mediante la implementación de políticas de usuario y del proceso de gestión de peticiones de servicio que  lleven asociada una instalación, retirada o actualización de software. 
• Asignar las responsabilidades necesarias para mantener y mejorar dicho proceso.
• Regularmente, analizar si podemos obtener más valor para el negocio a través de la actualización o renovación de productos y licencias.

5 razones para realizar un Plan Director de Seguridad

Actualmente, las empresas y organizaciones han de hacer frente a diversos retos en lo que respecta a la gestión de la seguridad de la información.

• Un marco de cumplimiento legal y normativo cada vez más amplio y complejo.
• Una creciente dependencia, diversidad y complejidad tecnológica.
• Una organización cada vez más extensa donde clientes, proveedores, partners y empleados quieren y/o necesitan acceder a información en cualquier momento y desde cualquier lugar.
• Nuevos entornos tecnológicos, de relación y gestión como las redes sociales, la tecnología móvil, el cloud, etc.

Además, las organizaciones en general y los departamentos de TI en particular han de afrontar estos retos intentando aportar valor al negocio y ajustando los costes asociados a las Inversiones y al soporte y entrega de los servicios de TI.

Para abordar esta situación es imprescindible identificar los requerimientos de seguridad y el nivel adecuado de gestión que ha de implementar la organización. La respuesta para poder cumplir con estos requerimientos de seguridad e idoneidad consiste en la definición e implementación de controles de tipo técnico, legal, procedimental y organizativo que se han de establecer en el marco de un Plan Director de Seguridad.

El Plan Director de Seguridad nos va a permitir:

1. Reducir los riesgos. Es necesario conocer a qué riesgos ha de hacer frente el negocio mediante un análisis de los mismos con el objetivo de eliminarlos o minimizar el impacto asociado a la materialización de las amenazas existentes.
2. Ahorrar costes. Racionalización de los recursos en base a la eliminación de Inversiones o costes innecesarias o ineficientes debidos a la infra o sobreestimación de los riesgos.
3. Cumplir con la legislación vigente. Aseguramiento del cumplimiento del marco legal y normativo que protege a la empresa eliminando los riesgos y sanciones asociados.
4. Disponer de una visión integral de la seguridad desde una visión estratégica de la misma que desemboque en planes y medidas tácticas y operativas. Visión integral que permite aunar esfuerzos a la hora de implementar y gestionar controles idénticos o similares que provienen de requerimientos diferentes (LOPD, SOX, ISO27000, PCI, etc…). El objetivo final es disponer de un cuadro de mando de la seguridad que llegue a permitirnos conocer el nivel de riesgo de la organización.
5. Mejorar la competitividad en el mercado. Mejorar la confianza en el negocio entre clientes, proveedores y socios con los que se comparte e intercambia información.

Reducción costes vs Inversión en nuevas tecnologías

El reto del CIO continúa estando relacionado con la reducción de costes versus la inversión en nueva tecnología. La idea es que es necesario recortar en algunos sitios para poder invertir en aquellos otros que puedan ayudar al negocio a ser más competitivo.

Respecto al recorte del gasto, a día de hoy ya se ha recortado en todo aquello que es obvio o fácilmente identificable, por lo que la aplicación de nuevos recortes seguramente será bastante más compleja y requerirá análisis coste-beneficio más detallados y elaborados.

Respecto a la inversión en tecnología que ayude a empujar el negocio parece claro que debe ir entorno al cloud, la tecnología móvil y el social media. Es lo que recomienda Gartner quien nos urge a encontrar dinero para invertir en estas tecnologías. De ahí la necesidad de recortar en otros sitios.

¿Dónde podemos recortar u optimizar el departamento de TI?. Básicamente en ideas o medidas que ya están aplicando la mayoría de empresas en mayor o menor medida:

• Racionalizando el uso de la infraestructura. Eliminando infraestructura duplicada o infrautilizada, consolidando centros de datos.
• Racionalizando el uso de aplicaciones. Cuestionando su utilización por que no son estratégicas, su mantenimiento es muy caro, se utiliza un porcentaje bajo toda su funcionalidad, su función la realiza otra aplicación o el ERP de turno, etc. En definitiva, intentando maximizar todo el potencial o la inversión de dichas aplicaciones y de la infraestructura que las soporta.
• Monitorizando el uso del software para racionalizar el coste de licenciamiento.
• Monitorizando el nivel de servicio de los proveedores y revisando los contratos y procesos asociados a la adquisición de dichos servicios.
• Mejorando la eficiencia en base a la optimización de los procesos de gestión de la organización de TI. Implementando mejoras rápidas (el tan manido concepto de quick wins) y haciendo participe a los usuarios en la reingeniería de dichos procesos.

Para todo lo anterior es imprescindible tener un conocimiento profundo de qué servicios de TI ofrecemos, cómo los estamos soportando y entregando y cómo están ayudando a los procesos de negocio de la organización.

Respecto a la inversión que nos propone Gartner, es imprescindible que el CIO tome el liderazgo tecnológico con el fin de garantizar el buen gobierno y gestión de las TIC gracias a su visión transversal de los procesos de la compañía. ¿Por qué?. Básicamente porque las líneas de negocio  y los usuarios cada vez tienen la posibilidad de disponer de más tecnología por sí mismos y de hacerlo al margen del departamento de TI. De nuevo, según Gartner, a final de la década, un muy alto porcentaje del gasto en tecnología de las empresas se realizará fuera de TI.