Gestión de la Demanda y Proyectos

¿A día de hoy es posible para los ejecutivos de TI ver, en qué proyectos y actividades operacionales deberían estar trabajando, qué porcentaje del presupuesto se destina a los proyectos, los niveles de capacidad de los recursos, y la alineación con las necesidades del negocio?.

Es posible! Gracias a una buena gestión de la demanda y una buena gestión de proyectos.

Los departamentos de TI absorben una demanda creciente con  recursos ajustados. Con estas premisas es difícil responder plenamente a las peticiones del negocio, así como evaluarlas y priorizarlas adecuadamente. Además, los proyectos resultantes no se gestionan adecuadamente en calidad, tiempo y presupuesto. De esta manera el riesgo de que el resultado u oferta final al cliente no concuerde con lo demandado inicialmente es muy alto.

Gestionar la demanda

La Gestión de la Demanda es la encargada en estos casos de redistribuir la capacidad para asegurar que los servicios críticos no se ven afectados o, cuando menos, lo sean en la menor medida posible. Para llevar a cabo esta tarea de forma eficiente es imprescindible que la Gestión de la Capacidad conozca las prioridades del negocio del cliente y pueda actuar en consecuencia.

Una buena gestión de la demanda de la organización:

• Permite que los departamentos de TI puedan enfocar sus recursos y su presupuesto a las prioridades del negocio.
• Consolida y prioriza todos los proyectos con mayor y mejor visibilidad y control, centrándose en aquellos de mayor prioridad cumpliendo los compromisos de nivel de servicio.
• Automatiza este ciclo de vida de la demanda parar alinearse con los procesos de negocio y reducir el tiempo de resolución de las solicitudes asociadas a la demanda de servicios.
• Subsanar  la degradación del servicio por aumentos no previstos de la demanda.

Gestionar proyectos

Tan importante como gestionar adecuadamente la demanda, es realizar una buena gestión de los proyectos resultantes de la misma. De esta manera sabremos en todo momento qué proyectos están centrados en aumentar el valor del negocio, y cuáles en optimizar la prestación de servicios de TI y reducir los costes. Una buena gestión de proyectos permite:

• Medir el progreso del proyecto y los tiempos del mismo: (Integración con diagramas de Gantt, por ejemplo) de forma automatizada, de tal forma que cada vez que un proyecto está programado, se calcula y destaca visiblemente las tareas más importantes. Las tareas se asignan a los recursos de cada usuario.
• Visibilidad financiera: para la toma diaria de decisiones sobre el departamento y sus proyectos, una correcta visualización del rendimiento financiero mediante la recopilación de los costes reales.
• Plan presupuestario: El objetivo es establecer y administrar el presupuesto de TI durante todo el ciclo de vida del proyecto. Los directores de IT obtienen la flexibilidad necesaria para adaptarse con rapidez, a medida que cambian las previsiones de los objetivos de negocio.
• Gestionar los recursos: (actividades estratégicas y operativas en cualquier etapa del ciclo de vida del proyecto). Permite un completo entendimiento de los recursos internos o contratados que se encuentran comprometidos y/o asignados a diferentes tareas o proyectos. De esta manera, los jefes de proyectos pueden responder rápidamente a los cambios con una clara comprensión de los posibles efectos en la capacidad de los recursos y en la priorización de trabajo.
• Automatización: Habitualmente, las empresas tratan un volumen de cientos de proyectos y equipos que se distribuyen geográficamente, a esto se añade la participación de socios externos, subcontratistas y empresas internacionales. Para afrontar este reto, la automatización de los flujos de trabajo en el proceso de gestión de proyectos, permite el control del mismo reduciendo los tiempos de ejecución, el presupuesto, y por ende  los riesgos y costes asociados.

Es prácticamente imposible abordar este tipo de gestión y obtener los beneficios expuestos sin contar con unas herramientas adecuadas. Por ello es interesante acudir al mercado para ver las posibilidades que este nos ofrece. (Project & Portfolio Management).

Cuadrante Mágico de Gartner (soluciones PPM)