Hoy en día, como consecuencia de
la creciente preocupación en las organizaciones por garantizar la continuidad
de las operaciones críticas del negocio, cada vez más empresas (y en algunos
sectores la gran mayoría: banca, seguros…) disponen de planes de continuidad o incluso
sistemas de gestión que tienen como objetivo dotar a las organizaciones de una
respuesta que les permita recuperarse eficazmente en caso del acontecimiento de
un desastre.
En este camino hacia la
“continuidad” en el que se encuentran inmersas las organizaciones, es necesario
evolucionar gradualmente gestionando la transición por los diferentes niveles
de madurez. Inicialmente se realiza una gestión reactiva de los riesgos, donde
se gestiona la crisis con un alto nivel de improvisación, posteriormente, y una
vez implementado un sistema de gestión de continuidad, se alcanza la gestión
proactiva de los mismos, donde se realizan tareas planificadas enfocadas hacia
la continuidad, y finalmente con el mantenimiento y optimización de este sistema
de gestión, se consigue que la continuidad esté embebida en los procesos de
negocio, llegando al ideal de la continuidad, la denominada resiliencia.
La evolución de una gestión
reactiva de los la continuidad hacia una proactiva requiere de un importantísimo
esfuerzo por parte de la organización, que incluye el análisis del impacto al
negocio, el análisis de riesgos, la definición e implementación de roles y
responsabilidades, de estrategias de
recuperación, de planes operativos… Este
es sin duda un paso importante que supondrá el nacimiento del concepto
continuidad en la organización, pero es justo en ese preciso momento en el que
es vital instaurar la piedra angular
que permita mantenerla, mejorarla y optimizarla, acercándonos poco a poco al concepto
resiliencia: la Oficina de Continuidad.
Esta Oficina se encargará de garantizar
la vigencia, adecuación y eficacia de los planes de continuidad existentes
gracias a un proceso continuado de mantenimiento y revisión que debe incluir:
1 Mantenimiento del Sistema de
Gestión
- Coordinar y realizar el seguimiento de las tareas planificadas anualmente
- Revisión periódica de los procesos de negocio y el análisis de impacto
- Actualizar la valoración de riesgos vigente y las estrategias definidas
- Validar los planes a través de los resultados de las simulaciones o cambios internos o de estrategias.
- Definir nuevos planes en base a los riesgos
- Gestionar la capacitación del personal implicado (equipos de recuperación)
- Mantener indicadores de Seguimiento (Evolución del Sistema)
2 Gestión de la Continuidad
- Participar y liderar las simulaciones de los planes
- Coordinar las tareas dentro de un escenario de desastre (apoyo al Responsable de Continuidad)
Para que la organización alcance
los niveles de madurez deseados será necesario establecer correctamente el
“modus operandi” de esta Oficina y dotarla de los recursos idóneos. En base a
nuestra experiencia recomendamos que la Oficina de Continuidad esté conformada
por un representante de cada área de negocio, que liderará la actualización y
soporte de los riesgos, procesos críticos, estrategias y planes que se
desarrollen para su área y a su vez planifique conjuntamente con el resto de
miembros las pruebas y simulaciones de los planes desarrollados. Esta Oficina
realizará las tareas definidas anualmente por el Responsable de Continuidad y
le reportará periódicamente, estableciendo una estructura sólida que velará por
la mejora continua en materia de continuidad de negocio.
En la actualidad muchas
organizaciones debido a las dificultades iniciales que acontecen cuando una
organización arranca una oficina de este tipo,
están optando por rodear a los miembros de la oficina de “consultores
expertos” que les guíen inicialmente en sus tareas y les permitan evolucionar
en el camino hacia la excelencia/resiliencia.
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